Rekisteriseloste / Funtor Oy:n asiakasrekisteri

1. Yleistä

Tässä rekisteriselosteessa kuvaamme, kuinka Funtor Oy käsittelee henkilötietojasi. Noudatamme henkilötietojesi käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta sekä muuta toimintaamme sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan tässä rekisteriselosteessa rekisterinpitäjän asiakkaita sekä potentiaalisia asiakkaita.

Funtor Oy voi tarvittaessa tehdä muutoksia tähän rekisteriselosteeseen. Tämä rekisteriseloste on päivitetty 8.10.2020.

2. Rekisterinpitäjä

Funtor Oy (2225674-4)
PL 86
40101 Jyväskylä
puh. 014 337 0050
sähköposti: asiakaspalvelu(at)tietopalvelut.fi

3. Yhteyshenkilö

Mirkka Siitari
Funtor Oy
PL 86
40101 Jyväskylä
puh. 014 337 0050
sähköposti: asiakaspalvelu(at)tietopalvelut.fi

4. Rekisterin nimi

Funtor Oy:n asiakasrekisteri

Rekisteri sisältää Opettajan Tietopalvelun, Varhaiskasvatuksen Tietopalvelun, Hyvinvoiva ihminen -palvelun sekä Tunnetaitoja lapselle -verkkopalvelun asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden asiakasrekisterin.

5. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteriä käytetään asiakassuhteiden hoitamiseen, tiedottamiseen ja markkinointiin.

Asiakastietoja kerätään seuraavia tarkoituksia varten:

• Palveluiden ja tilausten käsittelyyn liittyviin toimiin, kuten tilausten toimitus, palautusten ja laskutuksen rekisteröinti, maksuseuranta, rahapalautukset, maksuvalvonta, mahdolliset perintätoimet sekä palveluiden kehittäminen. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tai sopimukseen.

• Asiakassuhteen ylläpitoon liittyvät toimet kuten ostokäyttäytymisen seuranta, asiakkaiden kiinnostuksenkohteiden rekisteröinti ja seuranta, asiakassuhteen muu hoitaminen ja kehittäminen sekä asiakasviestintä. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tai sopimukseen.

• Tilausta edeltävien toimenpiteiden suorittaminen. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

• Asiakashankinta sekä tuotteiden ja palveluiden markkinointi ja mainonta mm. postitse ja sähköpostitse. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

• Koulutustilaisuuksiin osallistuvia koskevat tiedot, kuten nimi, vakanssi, edustama organisaatio, puhelinnumero, sähköposti ja erityisruokavalio.

• Väärinkäytösten ehkäiseminen ja seuraaminen. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Henkilötietojen käsittely voi yllä kuvatun lisäksi perustua rekisteröidyn suostumukseen, kun rekisteröity on antanut suostumuksensa sähköiseen suoramarkkinointiin tai muuhun käsittelyyn, johon Funtor Oy on erikseen pyytänyt suostumuksen.

6. Henkilötietojen säilyttämisaika

Tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen tässä rekisteriselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten suorittamiseksi. Asiakastiedot poistetaan, kun kahden vuoden aika on kulunut asiakassuhteen päättymisestä tai viimeisestä tilauksesta taikka koulutustilaisuuteen osallistumisesta, ellei lainsäädännöstä muuta johdu.

Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden tietojen säilyttäminen myynti- ja markkinointitarkoituksiin sekä tietojen oikeellisuus arvioidaan säännöllisin väliajoin. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistetaan tarkastamisen yhteydessä, tai kun se muutoin katsotaan tarpeelliseksi.

7. Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteriin kerätään seuraavia tietoja:

• yksityisasiakkaan perustiedot: yksityishenkilön nimi, lähiosoite, maa, asioinnin kieli, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Lisäksi keräämme muut tarpeelliset asiakkuutta koskevat tiedot sekä asiakassuhteen hoitamiseen ja ylläpitoon sekä viestintään liittyvät tiedot.

• organisaatioasiakkaan perustiedot: organisaation nimi, organisaation osasto, y-tunnus, lähiosoite, maa, organisaation nimissä asioivan henkilön vakanssi, etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja asioinnin kieli. Lisäksi keräämme muut tarpeelliset asiakkuutta koskevat tiedot sekä asiakassuhteen hoitamiseen ja ylläpitoon sekä viestintään liittyvät tiedot.

• rekisteröidyn antamat suostumukset ja kiellot liittyen erityyppisiin henkilötietojen käsittelytarkoituksiin kuten postin ja sähköpostin salliminen tai kieltäminen

• rekisteröityjen kiinnostuksen kohteet ja mahdollinen ikäryhmä, jonka parissa työskentelee

• tilaustiedot: asiakasnumero, tilausnumero, mahdollinen laskutusviite, toimitusosoite, maksutapa, laskutusosoite, verkkolaskutunnus ja -operaattori, tuotteiden palautukset, maksukehotukset, mahdolliset perintätiedot sekä muut tarpeelliset tiedot tilauksiin ja niiden käsittelyyn liittyen

• kirjakerhon jäsentiedot: liittymispäivä, eroamispäivä, jäsenyyden aktiivisuus, bonusrahojen kertymä, kauden kirjojen peruutukset

• analytiikka: verkkosivujemme käyttöä koskevat tiedot kuten IP-osoite

• evästeet: verkkosivujemme käytöstä kerättävät evästeet

8. Evästeet

Hyödynnämme evästeitä verkkopalvelun istunnon hallitsemisessa, kuten käyttäjän yksilöinnissä sekä ostoskorin, toimitus- ja laskutusosoitteen tallentamisessa. Evästeiden tallentamat tiedot sisältävät tunnistetietoja käyttäjän selaimesta sekä sivuston käytöstä. Evästeiden avulla voidaan myös analysoida, miten käyttäjä käyttää verkkopalvelua ja seurata anonyymilla satunnaisotannalla käyttäjän käyttäytymistä sivustolla.

9. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan suoraan rekisteröidyltä itseltään tilausten yhteydessä tai kun rekisteröity itse rekisteröityy verkkopalveluun tai muulla tapaa ilmoittaa liittyvänsä postituslistalle taikka muussa viestinnässä rekisteröidyn kanssa.

Henkilötietoja kerätään myös julkisista tietolähteistä, www-sivuilta sekä Funtor Oy:n omilla www-sivuilla markkinointitarkoituksessa toteutettavan tiedonhankinnan avulla. Suoramarkkinoinnin voi kieltää halutessaan ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun.

10. Tietojen luovutukset

Voimme luovuttaa tarpeellisia tietoja samaan käyttötarkoitukseen sisaryrityksellemme (PS-viestintä Oy). Tietoja luovutetaan myös yhteistyökumppaneillemme palvelumme tarjoamiseksi ja ylläpitämiseksi kuten tilauksen toimittamiseksi, sähköpostiviestien lähettämiseksi sekä maksupalvelutarjoajille tai muille tarpeellisille tahoille saatavien perimiseksi tai markkinoinnin toteuttamiseksi. Tietoja koulutustilaisuuteen osallistumisesta voidaan välittää tarpeellisille tilaisuuden järjestäjätahoille sekä tilaisuuden luennoitsijalle tai julkaisijalle. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lainsäädännön edellyttämissä tilanteissa.

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle muuta kuin toimeksiannostamme teknisille yhteistyökumppaneillemme (analytiikan hallinta). Tällaisissa siirroissa huomioidaan tarpeelliset suojakeinot ja tietojen siirto tapahtuu lain sallimissa rajoissa.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

a) Manuaalinen aineisto
Asiakastietoja ei säilytetä paperimuodossa. Tilauskupongeilla tulleet asiakastiedot hävitetään asianmukaisella ja tietotietoturvavaatimukset täyttävällä tavalla.

b) Digitaalinen aineisto
Asiakastietoihin on käyttöoikeus vain määrätyillä henkilöillä. Asiakastiedot on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojausmenetelmiä.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella Funtor Oy:n asiakasrekisteriin rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaiset rekisteröidyn oikeudet.

• Oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot ja oikeus saada pääsy tietoihin. Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto, mitä tietoja hänestä käsitellään. Tarkastuksen voi tehdä maksutta kerran vuodessa. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä, sähköpostitse tai käymällä henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Käyntiajasta on sovittava erikseen. Kirjallisen tarkastuspyynnön voi lähettää kohdassa 3 mainitulle yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjällä on oikeus riittävällä tavalla varmistaa rekisteröidyn henkilöllisyys.

• Oikeus vaatia rekisterissä olevien virheellisten henkilötietojen oikaisua. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Tietojen korjauspyynnöt voi esittää kirjeellä, sähköpostilla tai puhelimitse kohdassa 3 mainitulle yhteyshenkilölle.

• Oikeus tietojen poistamiseen: tietyissä tilanteissa rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuksi ilman aiheetonta viivytystä, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta. Tällainen peruste voi johtua esimerkiksi kirjanpitolainsäädännöstä.

• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia tietojensa käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi jos rekisteröity kiistää tietojensa paikkansa pitävyyden, käsittely on lainvastaista, tai henkilötietoja ei enää tarvita niiden alkuperäisiin käsittelytarkoituksiin.

• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: rekisteröidyllä on oikeus tietyissä tilanteissa saada rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja halutessaan siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

• Oikeus peruuttaa suostumus: mikäli henkilötietoja käsitellään suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus perua tällaiseen käsittelyyn antamansa suostumus. Tällä voi olla vaikutusta kyseessä olevan palvelun tai tuotteen tarjoamiseen.

• Oikeus kieltää rekisterinpitäjää käyttämästä asiakastietoja suoramarkkinointia varten. Kiellon voi esittää kohdassa 3 mainitulle yhteyshenkilölle sähköpostitse, kirjeellä tai puhelimitse.

• Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelyn epäkohdista tietosuoja-asioista vastaavalle valvontaviranomaiselle.